Créer un un contrat de service

OBJECTIF

Dans maestro*, vous devez définir et comprendre la différence entre les notions de clients, les endroits des travaux (communément appelé site ou succursale) et les contrats de service.

Les clients se rapportent aux enregistrements des comptes à recevoir. Le client est l’entité que l’on facture pour le travail, et également l’entité qui paie pour ce travail.

Les sites représentent l’emplacement physique où le travail est effectué. Un client peut compter plusieurs sites ou un seul. Des factures peuvent être produites et approuvées pour chaque site.

Les contrats de service représentent l’entente entre le client et votre entreprise. Les contrats permettent de définir le calendrier des maintenances, les services qui seront effectués, l’équipement du client qui requiert un service, le prix convenu pour les pièces et la main-d’œuvre ainsi que bien d’autres détails.

Les contrats de service permettent de gérer les périodes de garantie, les prix aux clients ou simplement de faire un suivi des appels qui sont traités par la division des services pour les différents types de services offerts.

 

PRÉREQUIS

 

Sommaire

Ce document expliquera les nombreuses options permettant de configurer et de gérer les contrats de service à l’aide de maestro*.

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Étapes

Identification du client

Dans maestro*, les enregistrements des comptes à recevoir sont définis de façon à refléter les besoins du Client. S’il s’agit d’un Client Corporatif, qui possède de nombreux Sites, vous devez déterminer comment le Client souhaite gérer ses factures.

Par exemple, si le client désire recevoir une facture pour l’ensemble des sites de sa compagnie, vous pouvez répondre à ce besoin.

Toutefois, si le client souhaite recevoir des factures séparées pour chaque Site, vous pouvez également répondre à ce besoin. Cette question est indépendante de la manière dont vous créée la Facture et ne concerne que la manière dont vous établissez votre liste de comptes à recevoir.

Si ce Client détient un seul contrat négocié et que plusieurs sites de services sont couverts par ce contrat, alors ce client devrait être configuré comme UN SEUL client dans maestro*. Cette configuration engendre UN SEUL enregistrement dans les comptes à recevoir pour ce Client, chaque Site étant défini en tant qu’Adresse séparée et liée à cet enregistrement client.

Chaque Site comportera tout de même des Contrats, Appels et Factures distincts, et chaque facture peut être transmise au Client ou au Site aux fins d’approbation. Le principal élément à retenir est que, dans les comptes à recevoir, il y a un seul enregistrement de Client recueillant toutes les factures.

Si ce Client possède plusieurs contrats, où chaque Site est responsable de l’approbation et du paiement de ses propres factures, alors vous devez créer un Client pour chaque Site dans les comptes à recevoir.

Bien sûr, dans n’importe quelle entreprise, on retrouvera plusieurs Clients et un nombre illimité de combinaisons des scénarios ci-dessus.

 

Configuration du client

L’option Gestion des clients de maestro* permet de créer le client.

Cet enregistrement comprendra l’adresse du client ainsi qu’une adresse de facturation.

L’adresse de l’onglet Informations de facturation doit uniquement être utilisée si les factures sont envoyées à une adresse qui diffère de l’Adresse du client de l’onglet Champs de base.

Outre les deux adresses clients ci-dessus, vous pouvez également créer un nombre illimité d’adresses de site pour chaque client dans l’option Gestion des adresses de clients. Pour chaque adresse de site, vous pouvez indiquer s’il s’agit d’une Adresse de livraison (adresse physique) ou d’une Adresse de facturation. Vous devez cocher le champ Adresse de livraison pour rendre l’adresse disponible lors de la création des Contrats de service.

 

Configuration du contrat

Le Contrat de service constitue une entente entre votre entreprise et votre client pour les services que vous effectuerez.

Les Contrats de service peuvent être créés pour des Clients individuels ou pour des Groupes de clients, où plusieurs clients sont facturés dans le cadre d’un seul contrat.

Pour chaque Contrat, identifiez le Code client à facturer par défaut, vous pouvez également indiquer l’adresse du site (endroit des travaux) où le service sera effectué.

Contrat – Option 1 : Un contrat par site

Dans l’Option 1, chaque site possédera son propre contrat, et nous effectuerons un suivi, un rapport et une analyse de chaque appel de service reçu à ce site.

Le contrat peut comporter des informations spécifiques au site concernant l’Équipement qui fait l’objet du service à ce site, de même que les appels de maintenance planifiés qui doivent être effectués.

 

Cette configuration est souvent nécessaire lorsque le type de service fourni se rapporte à des unités d’Équipement spécifiques qui nécessitent que le technicien se présente sur le Site selon un calendrier fixe, avec les pièces et le matériel adéquats pour effectuer la maintenance de cet équipement. Les contrats de maintenance pour le chauffage, la ventilation et la climatisation sont souvent définis ainsi.

La facture générée par les Appels de service sur ce type de contrat peut être envoyée à la l’adresse du client ou à l’adresse du site, selon la configuration du Formulaire de la facture. Quoi qu’il en soit, l’Adresse du site apparaîtra sur la facture.

Contrat – Option 2 : Un contrat pour tous les sites

Pour l’Option 2, il n’y aura qu’un seul Contrat pour tous les sites. Cette configuration est notamment privilégiée par des clients tels que des compagnies de gestion immobilière qui concluent un seul contrat couvrant des centaines de sites, mais où les sites ne sont pas PRÉDÉFINIS lors de la création du contrat.

 

Ce type de contrat est populaire pour des services tels que la plomberie ou l’électricité, lorsque le service est de nature plus « Générale » et qu’il est fourni « Sur demande », sans qu’il soit nécessaire de le planifier d’avance ou de faire le suivi de pièces d’équipement spécifiques.

Il sera tout de même possible d’effectuer un suivi, un rapport et une analyse de chaque appel de service. Dans ce cas, nous allons créer un seul contrat qui couvre tous les sites, en permettant à l’utilisateur de Créer l’adresse de site appropriée lorsqu’il entrera l’Appel de service.

Contrat – Option 3 : Un contrat pour les clients divers (sans contrat)

Pour les « Clients divers (sans contrat) », vous pouvez créer des Contrats génériques afin de suivre les types d’Appels que vous recevez.

Par exemple, nous pourrions avoir un contrat appelé « CVC SUR DEMANDE ». Chaque fois que nous recevons un appel où il n’y a aucun contrat négocié pour le client, nous rattacherons l’appel au contrat « CVC SUR DEMANDE ». Dans cet exemple, l’abréviation CVC signifie « Chauffage, ventilation et climatisation ».

Cette procédure fournit une manière facile de suivre ces appels et de gérer la rentabilité de ce type de service sur demande.

Elle fournit également à l’équipe des ventes une excellente source de clients potentiels pour la vente éventuelle de contrat de service.

 

Lorsque ces contrats sont créés, l’option Clients divers est activée et aucune adresse ne peut être entrée dans le contrat.

Contrat – Option 4: Créer un contrat maître

Un contrat maître peut être créé dans le but de consulter tous les appels entrés dans plusieurs sous-contrats appartenant à un même groupe.

 

Aucune transaction (Retour des appels, Répartition des heures, Préparation ou Facturation) ne pourra être effectuée sur le contrat maître. Le contrat maître estutilisé lors de la consultation des contrats à des fins de regroupement d’information.

Par exemple : Dans l’industrie commerciale, il serait possible de créer un contrat représentant le siège social d’une entreprise. Pour chaque succursale, il serait possible de créer un sous-contrat afin d’obtenir par succursale les appels effectués à celle-ci.

 

Seules les informations contenues dans l’onglet Description du contrat doivent être complétées.Pour le projet maître, il n’est pas nécessaire de compléter l’adresse des travaux (site). Lors de la création du contrat maître, le champ Contrat maître doit être vide.

Pour lier un sous-contrat à un contrat maître, voici les étapes à suivre :

Pour un contrat existant :
  1. Sélectionner un contrat à l’écran, puis compléter le champ Contrat maître.

Pour un nouveau contrat :
  1. Entrer le numéro de contrat du sous-contrat, puis entrer le numéro de contrat maître dans le champ approprié.

  1. En entrant le contrat maître, un message s’affiche à l’écran. En répondant Oui, les informations provenant de l’onglet Description du contrat du contrat maître sont alors copiées vers le sous-contrat à l’exception du montant du contrat.
 

Lorsque les sous-contrats sont liés à un contrat maître, il est alors possible de consulter tous les appels des sous-contrats en consultant le contrat maître à partir de la Consultation des contrats de service.

 

Consultation d’un Contrat Maître

Le contrat maître peut être consulté uniquement à partir de la Consultation des contrats de service.

Lorsqu’un contrat maître est sélectionné, les informations contenues dans les onglets Appels de Service et Cumulatifs sont mises à jour pour afficher toutes les données relatives aux sous-contrats.

 

Options de facturation du service

Lors de la Facturation du Contrat ou de l’Appel, les exigences des Clients seront souvent variées. Certains clients exigeront que des factures individuelles soient envoyées à chaque site, mais demanderont qu’un sommaire de ces factures soit envoyé au siège social.

Maestro* permet de définir, par contrat, un type de facture par défaut. Toutefois, cette information peut être modifiée lors de la facturation. Trois choix sont possibles :

  1. Facture standard – La facture sera envoyée au site ou à l’adresse du client et mise à jour en tant que transaction unique dans les comptes à recevoir.
  2. Regrouper les factures comptabilisées – Les factures seront envoyées au site ou à l’adresse du client et mises à jour en tant que transactions séparées dans les comptes à recevoir. Une fois transférées au grand livre, une facture similaire à un État de compte sera envoyée à l’adresse du client. Celle-ci dressera la liste de toutes les factures à inclure dans le sommaire.
    Cette fonction permet au Client de recevoir un état de compte des factures sélectionnées et de payer un montant couvrant une liste de factures, mais chaque facture est conservée en tant qu’entité distincte dans les comptes à recevoir.
  3. Regrouper les factures à comptabiliser – La facture sera créée à partir de plusieurs appels de service et une facture sommaire sera envoyée aux comptes à recevoir. De cette façon, vous pouvez combiner les appels d’un même client ou contrat sur une seule facture et créer qu’un seul compte à recevoir pour ces appels multiples.

Peu importe le type de facture sélectionné, les étapes pour préparer une facture demeurent les mêmes :

  1. Fermer l’appel dans la Répartition des appels ou l’Affectation des appels afin de le soumettre à la Facturation;
  2. Entrer les données requises dans l’option Retour des appels et Transférer (cette action peut être répétée);
  3. Entrer les données requises pour la Préparation de la Facture;
  4. Entrer les données requises pour la Facturation (il s’agit de votre dernière chance pour choisir une des trois options de facturation susmentionnées);
  5. Entrer les données requises pour l’option Facturation regroupée (si le Type de facturation défini dans le contrat est Regrouper les factures comptabilisées ou Regrouper les factures à comptabiliser).

 

Option de facturation du service – Facture standard

L’option Facture standard constitue la méthode de facturation la plus courante. Ici l’appel produit une seule facture, et celle-ci est transférée aux comptes à recevoir.

Écran de la facturation :

Exemple de facture :

 

Le type de facture peut être défini pour chaque CONTRAT.

Option de facturation du service – Regrouper les factures comptabilisées

L’option Regrouper les factures comptabilisées permet de fournir au client un sommaire d’un ensemble de factures traitées au cours d’une période donnée. Le traitement de l’appel se fait de la même façon que pour une facture standard, et chaque facture est transférée séparément aux comptes à recevoir. L’option Facturation regroupée permet simplement aux factures d’être regroupées dans un sommaire de style État de compte à envoyer au client.

Ce type de facturation est souvent utilisé lorsque les clients nécessitent une approbation pour chaque facture, mais qu’ils souhaitent obtenir une liste sommaire des factures soumises chaque mois.

Factures traitées :

Pour émettre cette facture, l’utilisateur doit accéder à l’option Facturation regroupée. Sélectionner le code client ou le contrat ainsi que le type de facture « Facture déjà comptabilisée » afin de regrouper les factures sous la forme d’un état de compte (facture sommaire).

 

Dans ce cas, la Facture combinée exerce uniquement une fonction d’état de compte; aucun compte à recevoir ne sera créé.

Option de facturation du service – Regrouper les factures à comptabiliser

L’option Regrouper les factures à comptabiliser permet de fournir une seule facture au Client pour plusieurs appels. Le traitement de l’appel se fait de la même façon que pour une Facture standard, mais lorsque la facture est transférée, aucun compte à recevoir n’est créé.

Par la suite, l’utilisateur doit accéder à l’option Facturation regroupée et, à partir d’ici, sélectionner les Factures à comptabiliser pour un client ou un contrat dans le but de créer une seule facture.

Cette facture sera alors imprimée et transférée, et à ce moment, le système transférera une facture unique aux comptes à recevoir.

Factures traitées :

Transaction transférée :

 

Une facture est créée à partir des deux appels, et la comptabilisation de cette facture est effectuée lorsque cette facture est transférée.

 

Voir aussi 

 

Anciennement, Comment faire no 9

Dernière modification : 20 septembre 2024